Au sein d'un groupe international, véritable bras droit de la directrice juridique et personne de confiance, au sein d'une équipe de 30 personnes, l'assistant-e juridique occupe un rôle clé et lui permet d'assurer le bon accomplissement de ses principales missions.
Le/La candidat-e seconde la directrice juridique dans toutes les tâches liées à l'organisation, la préparation et à la coordination de son activité.
Il -Elle optimise la gestion des activités des différentes départements de la Direction Juridique & Assurances.
Il-Elle sera pleinement impliqué-e dans le suivi des dossiers en cours
Ses principales missions concernent :
- Le suivi de l'agenda de la Directrice Juridique,
- L'organisation et la préparation des réunions, la prise de notes et le compte-rendu, la saisie et la mise en forme des notes et documents d'information, la réalisation des présentations PowerPoint
- L'accueil des personnes extérieures à l'entreprise, le suivi du planning.
- L'organisation des déplacements (prises de RDV, voyages, hôtels, etc.),
- Préparation de ses dossiers / rédaction des comptes-rendus de réunions, leur relecture et les éventuelles corrections / constitution des dossiers,
- Rédaction de notes de pré-contentieux et contentieux
- Le suivi et le traitement des courriers/notes/mails en français et en anglais,
- La coordination des informations internes et/ou externes (autres membres du COMEX, commerciaux mais aussi clients)
- Gestion des bases de données contrats et immobilières : mise à jour, suivi, administration
- Le lien avec les conseils extérieurs : avocat, notaires,
- Constitution des dossiers immobiliers
- Rédaction de mandat, pouvoir, délégation,
- La gestion des aspects administratifs et logistiques des membres de la Direction Juridique et assurance : voyages, commande de fournitures, petit-déjeuner/déjeuner, cartes de visite.
- La saisie et le suivi de la facturation, notes de frais (via un outil interne),
- Le suivi du budget de la Direction.
- La mise en forme des supports administratifs (en français et en anglais).
- L'organisation éventuelle et le management de tous les évènements spécifiques internes ou externes comme les réunions, les conférences, etc.
- Etre ambassadeur pour les projets d'entreprise (certification meilleur employeur, enquête satisfaction)
- Formation à l'intranet, mise à jour et animation, formation sur le Sharepoint
