Secrétariat

• Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédaction de courriers, photocopies, classement et archivage, rédaction de correspondance, de compte-rendu…
• Effectuer l'accueil téléphonique du service
• Gérer les agendas et les plannings prévisionnels.

Gestion administrative de la Commande Publique

• Participer au suivi des procédures de la commande publique
• Assurer la gestion des retraits/dépôts de dossiers de  consultation des entreprises et information aux services gestionnaires
• Tenir un registre des dépôts
• Assurer la réception, l'ouverture et la pré-analyse des plis
• Élaborer les documents d'analyse technique et administrative, l'ordre du jour, les convocations en vue des réunions (CAO, CPA, organisation de jury et réunions de négociations)
• Gérer les pièces des marchés et avenants (signature, contrôle de la légalité, notification, GED…)
• Rédiger les PV et lettres de refus
• Notifier les marchés publics
• Recenser les demandes de reconductions des marchés auprès des services (envoi de mails, relances) et rédiger les courriers de reconduction.

Gestion logistique/budgétaire et informatique  

• Participer à la préparation logistique des réunions, CAO, CPA, organisation de jury et réunions de négociations (réservations, convocations)
• Participer à la gestion budgétaire (ex : engagements)
• Établir les bons de commandes
• Assurer la gestion informatique des marchés, avenants (Maximilien, ULIS…)
• Tenir et mettre à jour les tableaux de bord (suivi des procédures).