La tâche principale de notre futur alternant(e) est d'accompagner le responsable de service et les juristes dans l'exercice de leurs activités.
Il s'assure de la bonne diffusion des informations aux clients internes comme aux opérateurs économiques, à la tenue des plannings, aux convocations au Commission des Marchés Publics, à la gestion des appels téléphoniques ainsi qu'à la numérisation des documents administratifs.
Gestion des marchés:
-Enregistrement des plis sur la plateforme de dématérialisation, édition du registre des dépôts des offres),
- Envoyer les lettres de rejet sous PLACE ;
- Réaliser les notifications,
- Remplir les trames de contrats dans le logiciel SAP ;
- Suivre l'exécution des marchés : Gestion des reconductions, des pénalités,
OS, sous-traitances, avenants ;
- Gestion des plateformes : E-attestation, TBA, TBM, observatoire, SAP
- Gérer les outils de pilotage : tenue des tableaux de bord (chrono, n° de marché, reporting/indicateurs.)
Secrétariat:
- Classer les documents contractuels et les marchés dans le plan de classement du service;
- Archiver les marchés et les pièces.
- Envoyer les courriers, fax,
- Numériser les divers documents administratifs,
- Gérer le standard téléphonique (réponse téléphonique, filtrage, etc.),
- Accueillir les entreprises
- Gérer le flux des signatures des différents documents administratifs
- Prise en charge du logiciel de gestion des temps
- Suivi et actualisation de l'intranet régional Achat/marchés
Missions ponctuelles:
-Réaliser des études et des analyses dans le domaine de la performance des achats à la demande du responsable (cartographie des achats, sourcing, analyse des familles homogènes, etc.) ;
-Assister l'équipe pour la réalisation du travail de computation (1 fois/an) et de l'élaboration du plan de charge des Achats.
