Objectifs de la formation

Maîtriser les contraintes légales et le cadre informatique en matière d'archivage électronique. sécuriser le recours à un prestataire extérieur. savoir évaluer la conformité légale du système d'archivage électronique de l'entreprise.

Détails

La question fondamentale : que peut-on/doit-on archiver électroniquement ? les documents comptables, juridiques, fiscaux, commerciaux… les originaux sur support papier ou sur support dématérialisé. la définition de l'afnor de l'archivage électronique les solutions techniques d'archivage disponibles. les acteurs en présence. les contraintes spécifiques liées au mode électronique de l'archivage les procédures, formalités et normes à respecter. les conditions requises pour qu'un document devienne un original numérique valable. les supports d'archivage utilisables et la notion de média non réinscriptible. les formats d'archivage : spécifications techniques requises. le contrôle de la cnil sur les données nominatives archivées par l'entreprise. les conditions de conservation et de restitution des documents dématérialisés les normes techniques à respecter (iso, afnor…). les originaux papier : peut-on les détruire ? l'accès aux données archivées : par qui, pourquoi, comment ? la durée et le lieu d'archivage la durée propre aux documents en question. les exigences particulières au mode d'archivage électronique. la destruction des données archivées à l'issue de la période de conservation : obligation ou faculté ? preuve de la destruction. peut-on archiver à l'étranger ? partage d'expériences : quelles sont les pratiques les plus courantes en matière de durée et de lieu d'archivage ? les solutions en présence : archiver soi-même ou recourir à un tiers ? l'archivage interne : l'audit à mettre en place. l'archivage externe et le recours à des entrepôts de données (datawarehouse) : les précautions à prendre. l'externalisation de la fonction : qu'exiger du prestataire ? comment rédiger le cahier des charges ? partage d'expériences : quelles sont les difficultés fréquemment rencontrées et les pistes de solutions envisageables en matière d'archivage électronique ? l'archivage électronique face au contrôle fiscal des comptabilités informatisées (cfci) les données élémentaires et les traitements informatiques à archiver. les contraintes particulières de restitution des données et documents archivés. l'obligation de fournir le « fichier des écritures comptables » (fec) : formats de restitution autorisés ; dépôt sur la plateforme dédiée de l'administration fiscale.

Public et pré-requis :

Responsables fiscaux, comptables et juridiques, dsi, responsables de la tenue des systèmes d'information, avocats, experts-comptables.