Chargé(e) de mission au sein du service des Affaires juridiques et de la Vie institutionnelle, vous aurez pour missions principales de :
Manager une assistante (poste à 50%) et une gestionnaire des sinistres et du Conseil Municipal : vous pilotez, suivez et évaluez les missions de vos collaborateurs. Vous les accompagnez en les formant, en les informant, en vous assurant de l’appropriation de leurs missions, etc. Vous répartissez et planifiez les activités en fonction des contraintes du service. Vous élaborez, suivez et actualisez les procédures de travail et les outils internes. Vous définissez les règles de fonctionnement et fixez les objectifs.
Organiser, préparer et suivre le Conseil municipal : vous préparez les séances du Conseil municipal (planification, contrôle des rapports et délibérations, validation des dossiers, convocations, etc.). Vous préparez les commissions (constitution des dossiers et organisation). Vous veillez au respect des délais et des procédures. Vous suivez la réalisation des activités liées à l’après-Conseil (compte-rendu, procès-verbal, télétransmission des délibérations au contrôle de la légalité, mise à disposition des rapports et délibérations auprès des services).
Piloter les actes administratifs et gérer les assurances : vous vous assurez de la tenue des registres et du recueil des actes administratifs. Vous vous assurez de la télétransmission des actes au contrôle de la légalité. Vous suivez les contrats d’assurance et accompagnez le gestionnaire des sinistres dans le traitement des dossiers. En lien avec votre responsable hiérarchique, vous assurez la gestion des dossiers sinistres assurance construction (déclaration de sinistre, participation aux expertises travail en transversalité avec les services techniques, etc.).
Administrer le logiciel métier : vous optimisez la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs en assurant l’administration fonctionnelle du parapheur électronique Ixbus (paramétrage, gestion des droits, mises à jour). En lien avec le gestionnaire des sinistres et du Conseil municipal, vous accompagnez les utilisateurs dans la prise en main de l’outil et les informez des évolutions. Vous les incitez à poursuivre la complète dématérialisation.
Sécuriser les actes juridiques : vous informez et sensibilisez les différents services au processus de contrôle préalable des actes. Vous apportez votre aide dans le traitement de certains dossiers contentieux ou autres dossiers juridiques. Vous gérez un portefeuille de dossiers contentieux et participez aux expertises judiciaires. Vous participez aux missions du Délégué à la protection des données dont celle de la mise en conformité de la Commune au RGPD. Vous participez également aux missions du correspondant de la Commission d’Accès aux Documents Administratifs et à la rédaction de la newsletter juridique.
Suivre les Conseils de quartier : en lieu avec l’élu en charge des conseils de quartier et avec la Direction de la communication, vous organisez les élections des Conseils de quartier. Vous organisez et suivez les demandes des Conseils de quartier, et organisez l’assemblée plénière.
