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Senior Operations Manager

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Sourcink

  • Type de contrat : CDI
  • Disponibilité : 03-04-2017,
  • Mise en ligne de l'offre : 20-03-2017
  • Diplôme requis : Bac +3 (L3)
  • Expérience requise : 5 à 10 an(s)
  • Lieu : Île-de-France
  • Ville : Paris
  • Rémunération : A déterminer
  • Specialités : Pas de spécialité
  • Poste : Ressources humaines Assistant /secrétaire juridique

Présentation de l'entreprise


L’Agence Sourcink - www.sourcink.com - recherche pour son client, un cabinet d’avocats anglo-saxon, un(e) Senior Operations Manager - Anglais bilingue pour son bureau parisien. En relation directe avec la Direction administrative, vous assurez la productivité et l’efficience des départements support Operations du cabinet tout en respectant les objectifs et la politique de la firme ainsi que les budgets alloués : Copy Center, Mail Room, Reprographics, Print Management, Stationery, Records Management. A ce titre, vous managez une équipe interne ainsi que les prestataires externes impliqués sur les projets nouveaux et/ou de maintenance. Vous intervenez dès les prémices des projets, et êtes en charge de leur suivi jusqu’à leur livraison, ainsi que des reportings auprès de la direction administrative. Vous êtes amené à négocier ou renégocier les contrats avec les prestataires et fournisseurs externes et serez en charge de l’amélioration des processus internes.

Descriptif du poste


Vos missions : Services généraux et intendance des locaux - Suivi de la maintenance et de l'entretien de l’immeuble - Proposition des améliorations nécessaires - Suivi des nouveaux aménagements et travaux - Suivi des contrats d'entretien - Maintenance du parc copieurs et imprimantes, des appareils de reliure, des équipements de consommation - Optimisation des archives et implantation du futur logiciel associé - Gestion des stocks et Achats de l’ensemble des approvisionnements du cabinet - Attribution des places de parking et suivi du plan - Participation au Green Initiatives Committee : proposition de solutions, mise en place et suivi Hygiène et sécurité - Mise en œuvre des activités de prévention en matière de sécurité et de santé au travail - Suivi du système de contrôle d’accès des locaux en coopération avec l'équipe interne et le prestataire externe - Suivi du registre de la sécurité : inspection, contrôle et maintenance des équipements, mise en place de contrôle de sécurité - Organisation des entrainements de sécurité (incendie, 1er secours) - Suivi de la régulation et des aménagements nécessaires à l’accueil et aux conditions de travail des personnes handicapées - Suivi du document unique et participation à la mise en place du Business Continuity Plan avec les autres bureaux Gestion des projets et des budgets - Rédaction et Suivi des plans opérationnels - Sourcing, demande de devis, négociation avec les nouveaux prestataires et fournisseurs - Analyse comparative et présentation des propositions les plus pertinentes auprès de la direction administrative - Négociation et renégociation de contrats d’entretien, de maintenance et d’achats - Détermination des prix de revient et des coûts des différentes activités - Mise à jour des tableaux de bord et Reporting auprès des directions administrative et financière - Suivi des facturations Gestion des équipes - Encadrement d’une équipe de 4 personnes - Analyse, Recommandations et Rédaction des procédures internes pour fluidifier et améliorer l’organisation des services - Relations quotidiennes et suivi des prestataires sur site - Administration des absences - Gestion des éventuels litiges

Profil recherché


Titulaire d’une formation Bac +3 minimum, vous possédez une expérience significative d’Operations/Facility Manager au sein d’un environnement international, avec idéalement une expérience en cabinet d'avocats. Vous connaissez et vous tenez à jour des règles de droit français applicables aux établissements recevant du public. Force de proposition et proactif, vous avez déjà supervisé et mené des équipes, amorcé et mis en place de nouveaux projets, géré des prestataires/fournisseurs et les budgets afférents. Vous disposez de grandes qualités relationnelles et rédactionnelles en français et en anglais, que vous maitrisez également à l’oral. Vous évoluerez dans un contexte international et serez amené(e) à communiquer/rédiger en anglais quotidiennement. Vous êtes déjà intervenu sur la mise en place ou l’amélioration de procédures internes, et êtes réputé pour votre organisation et votre sens du détail. Vous savez gérer des plannings et les priorités dans le respect de deadlines parfois serrées et êtes capable d’évoluer dans un environnement complexe et rigoureux. Impliqué et enthousiaste, vous aimez travailler en équipe et assurez une discrétion impérative sur ce secteur.

Informations pratiques


CDI à pourvoir asap sous la hiérarchie de la Direction Administrative. Paris intramuros.