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Office Manager - Bilingue Anglais

SOURCINK

(Expire )
  • CDI
  • 03-04-2017
  • 8 à 15 an(s)
  • Ressources humaines
  • Bac +2 , Bac +3 (L3) , Bac +4 (M1) , Bac +5 (M2) et plus
  • Autres
  • A déterminer (EUR)
  • Anglais
  • Droit social

Présentation de l'entreprise


L’Agence Sourcink recherche pour son client, un cabinet d’avocats anglo-saxon, un(e) Office Manager Anglais bilingue pour son bureau parisien Vous intégrez le bureau parisien d’un cabinet anglo-saxon afin d’en assurer la gestion administrative ainsi que la cohésion dans la communication de l’entité et des actions à mener. Vous êtes le partenaire privilégié du bureau londonien et prenez en charge la communication entre les avocats et les fonctions support du cabinet, le bureau et ses prestataires/fournisseurs externes et entre le bureau parisien et les bureaux étrangers. Vous reportez vos actions directement aux associés du bureau parisien et à la direction opérationnelle de Londres et participez activement à la réflexion et à la mise en place des projets stratégiques et des processus internes et au suivi des problématiques quotidiennes du cabinet. Vous supervisez l’équipe support interne et les prestataires externes.

Descriptif du poste


Vos missions : A ce titre, vous interviendrez principalement sur les thématiques suivantes (avec l’aide des équipes parisienne et londonienne) : Ressources Humaines - En relation avec l’équipe RH de Londres, vous prenez en charge les processus RH du cabinet : o Recrutement : vous coordonnez les recrutements des collaborateurs libéraux et de la population salariée et assurez la bonne intégration des nouveaux arrivants. o Administration du personnel : contrats / gestion administrative ; vous êtes en relation avec les organismes extérieurs notamment ceux liés à la fonction d’avocat (comptables, RSI, CNBF, Barreau de Paris, etc.) o Paie : vous récoltez et transmettez les informations en respectant les deadlines et assurez la liaison et le suivi du prestataire externe. o Visa et Immigration : vous êtes en contact avec des avocats spécialisés pour assurer la bonne gestion des démarches et la conformité en termes d’immigration pour les employés étrangers. Finance : o Vous êtes le contact référent du directeur financier et de l’équipe de Londres. o Vous améliorez les processus internes. o Vous garantissez la bonne tenue de la comptabilité (relevés des heures et facturation des honoraires avocats, suivi des devis et factures, relance des impayés, …). Management : o Vous supervisez l’équipe salariée interne et les intérimaires, gérez les plannings et absences. o Vous êtes garant du service de qualité fourni à l’accueil et de la bonne tenue des salles de réunion ou de réception. Vous améliorez les processus afin de conserver une organisation interne efficace. Risk management & Compliance : assistance ponctuelle, suivi des règles locales. Informatique : vous supervisez les prestataires informatiques externes pour garantir un environnement informatique optimal. Services généraux : achat fournitures, suivi fournisseurs, renégociation des contrats en cours et optimisation, référencement des nouveaux fournisseurs, gestion des locaux et intendance…

Profil recherché


Vous avez une expérience confirmée de RRH/secrétaire général/office manager/operations manager ou d’une pratique opérationnelle en direct avec des associés au sein d’un ou plusieurs cabinets d’avocats, lors de laquelle vous avez supervisé des équipes, des processus et des prestataires. Vous êtes bilingue français/anglais et connaissez l’environnement des cabinets anglo-saxons dans lequel vous souhaitez vous investir sur le long terme dans une fonction de management. Vous connaissez les obligations sociales et fiscales de la profession d’Avocat libéral en France et comprenez les forts enjeux d’un tel poste pour assurer l’efficacité et la pérennité d’un cabinet. Polyvalent, vous possédez de grandes capacités relationnelles et de communication écrites et orales. Vous êtes force de proposition et proactif dans la gestion du cabinet et ses axes d’amélioration. Enfin, vous savez rester discret et respecter les règles de confidentialité applicables à la profession.

Informations pratiques


Poste à pourvoir en CDI à Paris intramuros asap.