Au sein de la direction financière et juridique, dans le département juridique, vous prenez en charge l’ensemble des activités de gestion relatives aux marchés et conventions de l’établissement : procédures d’appel d’offres, avis d’achat (marchés à procédure adaptée), circuit de signature, suivi informatique.
Vous vous situez au centre d’un circuit de communication entre les juristes les acheteur∙euse∙s, les gestionnaires et les entreprises contractantes.
Activités :
Dans ce cadre, vous prenez en charge les activités suivantes :
Au titre de la gestion relative aux procédures d’appel d’offres :
- pré-analyse des besoins des acteur∙rice∙s internes ;
- mise en œuvre des procédures d’appel d’offre, publications d’avis d’achats et de marchés à procédure adaptée ;
- mise en forme et diffusion des annonces de marchés publics ;
- réception des candidatures et des offres ;
- convocation des commissions internes des marchés et préparation des dossiers ;
- tenue des commissions d’appel d’offres relatives à l’ouverture des candidatures et des offres (représentation PRM) ;
- assistance des juristes pour la mise en forme et la relecture de l’ensemble des documents composant les dossiers ;
- informations et conseils auprès des directions opérationnelles, des candidats et des titulaires quant aux procédures d’appel d’offres en cours, état administratif d’un dossier, etc.
Au titre de la gestion du suivi administratif :
- suivi administratif permettant la notification du marché ;
- collecte des rapports de présentation et des engagements budgétaires auprès des directions et relances le cas échéant ;
- collecte des attestations et de tout document administratif nécessaire à la mise en place des marchés et des conventions ;
- procédure de signature interne et externe (agence comptable, contrôleur∙euse financier∙ère et économique) au sein d’Universcience (contrôle des seuils de délégations, y compris du visa du∙de la Contrôleur∙euse d’Etat) ;
- notification et délivrance de l’exemplaire unique ;
- établissement de divers courriers (relance du titulaire, courriers appel d’offres, lettres de rejet, etc.) ;
- archivage de l’ensemble des conventions, contrats et marchés formalisés de l’établissement ;
- traitement des données informatiques notamment à partir du logiciel concerné ;
- recensement des marchés pour envoi aux ministères concernés ;
- contribution à l’élaboration et à la mise en place effective et administration du circuit du I-parapheur au niveau de l’établissement.
