1-      Assistance aux Assemblées Générales :

·         Lecture de l’ensemble des convocations :

·         Transmission de consignes de votes aux agences et alerte sur les résolutions nécessitant une réflexion particulière avec centralisation des retours des CC et RS suite à la tenue des AG.

·         Comparaison dépenses /budgets pour prévenir les écarts non justifié trop importants.

·         Contrôler l’augmentation des budgets annuels et plus particulièrement des honoraires courants et annexes des syndics.

·         Lecture de l’ensemble des PV et vérification de leur conformité en fonction des votes et réserves émises par l’Agence.

·         Procéder aux demandes d’inscription à l’ordre du jour de résolutions particulières en AG et suivi de leur bonne mise en forme (travaux, modification date arrêté comptable…)

2-      Assistance au préparation réunion M-7 avant livraison des opérations de constructions neuves:

·         En amont M-7, en vue de la préparation de la présentation du fonctionnement des organisations juridiques :

·         Lecture des plans masse et listing, en collaboration avec la Maîtrise d’Ouvrage et / ou le Développement, de l’ensemble des éléments d’équipement et ouvrages communs

Après la M-7 :

·         Rédaction de la fiche descriptive à destination des Agences : Description général de l’ensemble immobilier/organisation juridique/périmètre du syndic/périmètre du bailleur.

3-      Appel d’offre syndic notamment dans les montages ventes en lots :

·         Procéder aux appels d’offre syndic lors de mise en copropriété et en cas d’insatisfaction du syndic actuel.

·         Consultation des agences en amont pour s’assurer de leur accord sur le choix des administrateurs de biens à consulter.

·         Comparatif des contrats et demande de modification le cas échéant.

4-       Mise en copropriété :

·         Vérification auprès du syndic de la bonne souscription des contrats maintenance, fluides, assurance… (relation syndic/agence).

·         Relation avec le service assurance de Montpellier afin de fournir l’ensemble des renseignements nécessaires à notre courtier pour la souscription de l’assurance multirisques de la future copropriété.

5-      Base documentaire :

·         Centraliser, actualiser la base documentaire juridique et notamment complétude du fichier de recensement des organisations juridiques.

·         Contrôler et centraliser le suivi administratif, juridique, technique effectué par le syndic.