La mission principale de l’Assistant(e) de Direction est d’organiser l’ensemble des activités de la Directrice des Affaires Publiques en préparant et en accomplissant toutes les tâches nécessaires à l’exercice quotidien de sa mission.
L’assistant(e) de direction peut également être amené(e) à accompagner l'équipe. Ses missions ne sont donc pas limitatives.
L’Assistant(e) de Direction exerce tout ou partie des activités principales suivantes :
Gérer l’activité de la Directrice et de l’Equipe
- Gérer les appels téléphoniques
- Gérer l’agenda et organiser l’emploi du temps
- Organiser et planifier des réunions, rendez-vous, déplacements, séminaires…
- Rédiger les comptes rendus
- Créer des présentations Powerpoint
- Gérer l’administratif (congés, achats, notes de frais…)
Assurer la préparation et le suivi des dossiers opérationnels
- Rechercher et collecter les informations requises, les classer et les synthétise
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, tableaux, notes de synthèse rédigées…) à partir d’éléments divers écrits ou oraux transmis
- Diffuser les documents émanant du Directeur / de l’Equipe
- Prendre en charge en direct certains dossiers spécifiques (tableaux de bord, suivi de données quantitatives et/ou qualitatives simples)
Support de l’équipe
- Organiser les arrivées et départs du personnel ainsi que les demandes de matériel/logiciel,
- Organiser les voyages, vérifier les notes de frais, organiser des réunions ponctuellement,
- Faire un suivi de congés de l'équipe,
- Planifier les grands processus RH dont est en charge l'équipe
En outre, et de façon non limitative, l’Assistant(e) de Direction peut être amené(e) à :
- Préparer des projets de documents,
- Assister à des réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Gérer les aspects logistiques du service (fournitures, équipements informatiques, ...) et/ou certains dossiers de gestion courante (suivi des effectifs, du budget de fonctionnement, ...),
- Effectuer toute mission à la demande de votre hiérarchie, compatible avec votre fonction.
