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Un(e) Assistant(e) Direction en contrat d’alternance - F/H

Rattaché(e) à la Directrice Juridique du siège et en collaboration avec : les autres services ou les collaborateurs des Régions, les organismes extérieurs pour la gestion courante des dossiers, vous assurez les tâches classiques liées au secrétariat :

De manière générale :

• Réception, tri et diffusion de divers courriers ou revues juridiques auprès des interlocuteurs concernés
• Gestion des envois de documents (coursier, DHL, courrier simple RAR…), notes internes et mails d’information
• Accueil des visiteurs, réception et filtrage téléphoniques,
• Organisation des réunions internes et externes (réservation de salle / invitation)
• Réception et transmission des parapheurs
• Réservation voyages
• Impression et présentation des documents, archivage, classement
• Gestion des fournitures
• Remplacement Assistante Direction Juridique (lors de ses absences / congés)

Et intervenez spécifiquement sur les missions de Droit des Sociétés :

• Logiciel Droit des Sociétés (ex Efront) (Saisies des données / MAJ des documents/données présentes sur l’outil/ répondre aux questions des collaborateurs en régions)
• Pouvoirs (formalisation, scan + envoi)
• Aide à la gestion des demandes de documents juridiques, notamment Kbis (Commande + envoi)
• Conception de document modèle (note de transmission)
• Création de dossier (papier + serveur selon arborescence), d’étiquettes
• Suivi factures prestataire formalités (scan + envoi + suivi + relance auprès des régions)
• Scan de documents (P.V, Rapports CAC, certificat, convention …)
• Transmission des documents (lettre d’accompagnement + envois)
• Gestion et Suivi de formalités (Demande de formalités auprès du prestataire pour l’approbation des comptes, création/modification de société + suivi + scan du certificat + classement dans dossier)
• Préparation des dossiers pour l’approbation des comptes annuels
• Envois des convocations au CAC par courrier RAR (+ de 100)
• Documents administratifs pour les Appels d’Offres

Cette description prend en compte les principales responsabilités, elle n’est pas limitative.

En formation Continue ou initiale et en préparation d’un BTS ou Bachelor, de préférence spécialisé dans le domaine juridique

Les compétences attendues sont les suivantes :

Un bon esprit d’initiative et d’organisation
Une grande aisance avec les outils bureautiques Microsoft
Une bonne dose d’énergie et de bonnes capacités rédactionnelles

Les compétences que nous vous proposons de développer :

Travailler en équipe et en mode projet,
Développer votre rigueur et votre sens du contrôle,
Stimuler votre anticipation et proactivité,
Accroitre votre sens du service client.