- gérer, au sein d'une équipe d'assistants juridiques, le secrétariat du service affaires juridiques :
- gérer l'agenda et l'accueil physique et téléphonique,
- organiser les réunions et assurer la logistique,
- rédiger les courriers, notes, comptes-rendus de réunions,
- gérer les impressions et/ou numérisations, y compris en nombre, le cas échéant,
- préparer les supports de présentations (réunion, formation, etc.),
- participer aux réunions à la demande du responsable de service et des responsables d'unités,
- recueillir les besoins en fournitures, réceptionner les livraisons et distribuer les commandes auprès des destinataires,

- assurer le binôme de l'assistant du service affaires juridiques :
- mettre en forme des travaux de bureautique,
- gérer le courrier interne et externe ainsi que les circuits de signature,
- gérer l'agenda des responsables de service/d'unités et leurs déplacements en fonction des priorités à traiter, des courriers à traiter, des dossiers à instruire,
- assurer l'accueil physique et téléphonique pour le compte des agents du service juridique,

- classer les dossiers et documents dans les logiciel / outils dédiés :
- numériser et ranger les documents dans les arborescences dédiées,
- créer les dossiers informatiques et papiers,
- gérer les archives en lien avec le service fédéral des archives et en lien avec la responsable de service.

- techniques rédactionnelles professionnelles,
- méthodes d'archivage et de classement,
- maîtrise des outils bureautiques (pack office),
- pratique des outils GEDELIB et DIRAJ appréciée,
- veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus,
- capacité à planifier son travail pour respecter les délais,
- capacité à prendre des initiatives, être force de proposition auprès du responsable de service dans l'organisation des agendas, des réunions.

Vos aptitudes et qualités

- sérieux, rigueur et organisation,
- discrétion professionnelle,
- sens de la communication et bon relationnel.