Cabinet d'avocats

Organisation, mise à jour et tenue des dossiers administratifs ;

Gestion des approvisionnements en fournitures et consommables ; suivi des commandes de cartes de visite, cartes de vœux (papier/électronique), papier à entête etc. ;

Assistance à la tenue de la comptabilité courante (livre de banque et de caisse, règlements fournisseurs, tenue de la comptabilité courante) ;

Gestion des notes de frais ;

Élaboration des factures (logiciel Zlawyer), suivi et relances ; tenue du tableau de facturation ;

Classement des dossiers administratifs (papier et informatique) ; archivage des dossiers clients (papier et informatique) ;

Secrétariat juridique de la SELAS Archipel ; assistance à la préparation et rédaction des procès-verbaux et formalités auprès du greffe du tribunal de commerce ; assistance à la préparation des dossiers de plaidoirie ;

Suivi et utilisation du RPVA (e-barreau, e-carpa) ;

Gestion du parc informatique et téléphonie ; suivi des incidents informatiques, téléphonie et photocopieur et lien avec les prestataires extérieurs concernés ; suivi des logiciels installés et de leur renouvellement ;

Organisation et planification des rendez-vous, des déplacements en France et à l’étranger, des réunions, des séminaires, des formations professionnelles ; des événements entreprise ;

Gestion de l’agenda de la Direction ;

Gestion du courrier entrant et sortant ; réception et distribution, affranchissement et dépôt à la poste ; suivi des courriers recommandés, DHL, Chronopost, coursiers ;

Recherches ponctuelles de fournisseurs, préparation d’un budget, demandes et comparaisons de devis ;

Gestion du Standard téléphonique (renseignement, transmission/redirection des appels) ;

Réception et accueil physique des clients ; préparation de la salle de réunion ;

Assistance à l’entretien des locaux et des plantes.

Ces tâches sont réalisées sous l’autorité de notre Office manager.

Compétences requises :

Excellente expression orale et rédactionnelle

Maîtrise de la communication en anglais obligatoire

Maîtrise des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)

Bonne maîtrise de l’outil informatique Parfaite maîtrise du pack Office (notamment les fonctions avancées de Word et d’Excel)

Maîtrise des logiciels de facturation

Notions en comptabilité courante d’une entreprise

Connaissance du langage juridique propre au cabinet d’avocats  

 Qualités requises :  

Polyvalence Rigoureux(se) et méthodique

Organisé(e)

Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte de son travail

Bonne présentation

Formation souhaitée :   BAC+2 Droit, ou assistance de direction, ou issu(e) du cycle ESAS/ENADEP