Descriptif du poste
Prendre en charge le suivi de la vie sociale des filiales du Pôle IBFS :
Gérer le processus de nomination et de renouvellement des mandataires sociaux pour les entités du Pôle
- collecter les informations nécessaires à la nomination des administrateurs
- procéder à l’élaboration des fiches de proposition en vue de la validation des mandats
- assurer l’interface avec la direction juridique du Groupe (obtention du visa technique/DGLE, lettres de couverture, etc.)
Maintenir à jour des bases de données et documentaires (STP e-Map et STP e-Doc)
- vérifier la cohérence et l’adéquation des informations reçues et des documents transmis
- suivre l’enregistrement dans les outils dédiés des caractéristiques des filiales, des données mandataires et de la documentation cible (PVs, statuts, agréments…)
- effectuer les requêtes pouvant être formulées par les lignes-métiers, le Pôle ou les services du groupe SG
Suivre le planning des conseils
- mettre à jour le calendrier annuel des conseils d’administration et assemblées
- collecter et vérifier les procès-verbaux reçus des filiales pour signature
Répondre aux demandes de formalités administratives et assurer la conservation des documents
- vérifier et suivre les demandes de signatures de documents (y compris les pouvoirs IBFS Siège et lignes-métiers)
- obtenir la certification/ légalisation/apostille de certains documents
- traiter les demandes d’extraits de Kbis, de casier judiciaire, d’attestation de diplômes…
- organiser et suivre la conservation des documents
Contribuer aux tâches de reporting de la cellule Suivi de la vie sociale des filiales
- alimenter les tableaux de bord d’activité (liste des dossiers traités, principales réalisations, suivi des suspens, faits marquants)
Para-légal et formalités de certaines holdings françaises du pôle IBFS
Organisation des conseils et assemblées des holdings françaises et de certaines filiales étrangères
